Los enlaces de las citas llevan a los documentos oficiales, que están en inglés.
Un plan y un libro de cuentas
El presupuesto aprobado es un conjunto de asignaciones: autorización para gastar, por departamento y por cuenta, que acuerdan la Alcaldía y el Concejo antes de que empiece el año fiscal, el 1 de julio. El Contralor es el auditor y contador general de la Ciudad y lleva los libros oficiales, que muestran el estado de cada fondo y en qué se gastó el dinero. Los dos registros parten de las mismas cifras y luego se separan.
El presupuesto cambia durante el año
Después de aprobado, el dinero puede transferirse entre cuentas y departamentos, y el Concejo puede asignar dinero del Fondo de Reserva y del Saldo No Asignado (Unappropriated Balance). Los Informes de Situación Financiera de la CAO recomiendan muchos de esos cambios durante el año.
Los datos de presupuesto y gasto de la Contraloría registran cada paso en cada cuenta: el monto aprobado, las enmiendas, las transferencias que entran y salen, y un presupuesto total “neto de cambios y transferencias”. LA Receipts llama a ese total el presupuesto final. Puede ser mayor o menor que el monto aprobado, y por eso un departamento puede gastar más que su presupuesto aprobado.
Gastado, comprometido o ninguna de las dos cosas
Los mismos datos separan el dinero gastado del dinero prometido. Registran el gasto real en efectivo; el compromiso (encumbrance), una “obligación o compromiso de pagar un bien o servicio”; los compromisos previstos; y el saldo no comprometido que queda después de ambos.
El presupuesto se lleva con una base de efectivo modificada: las asignaciones cubren tanto los pagos como los compromisos de órdenes de compra y contratos, y el dinero comprometido que no se pagó al cierre del año se paga en un año posterior. Según la política de compromisos del Fondo General de la Ciudad, los compromisos no gastados por lo general se cancelan después de un año fiscal, o de tres en el caso de suministros y equipo, con excepciones para obligaciones legales y para proyectos que no pueden terminarse a tiempo. Las asignaciones continuas de los fondos especiales pasan al año siguiente. El presupuesto no se prepara conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados; el Informe Financiero Anual Integral (Annual Comprehensive Financial Report) de la Ciudad sí, y además clasifica de otra manera las transferencias entre fondos.
Fechas y alcance
Los datos del presupuesto están organizados por año fiscal presupuestario, mientras que el registro de pagos (Checkbook) anota cada pago con su propia fecha de transacción. Por eso, un pago hecho en agosto con cargo a un contrato comprometido el año anterior puede aparecer en años distintos en los dos registros. La Contraloría indica que ambos conjuntos de datos se actualizan cada mes, así que las últimas semanas pueden estar incompletas en cualquiera de los dos.
El alcance también es distinto. Las cifras del presupuesto incluyen los sueldos y todos los demás costos, mientras que el registro de pagos enumera pagos a beneficiarios, y las páginas de gasto de LA Receipts lo reducen aún más, a los proveedores externos (vea qué muestra el registro de pagos).
La página de departamentos muestra lado a lado el presupuesto aprobado, el presupuesto final y el gasto; Todos los fondos de la Ciudad agrega el dinero comprometido pero aún no gastado.